8 Tipps fuer die professionelle Dokumentation deiner Kunst

Inhaltsverzeichnis

1. Warum du als Künstler:in eine Übersicht deiner Werke brauchst
2. Was sind die Vorteile der Dokumentation deiner Kunst
3. Welche Informationen gehören in deine Kunst-Inventur-Liste
4. Wie sind die Arbeitsschritte für den Aufbau der K-I-L
5. Was geschieht, wenn ein Kunstwerk verkauft ist
6. Gibt es Alternativen zur Kunst-Inventur-Liste
7. Was ist der Unterschied zwischen Werksverzeichnis und einer Kunst-Inventur-Liste
8. Worin unterscheidet sich eine Inventur-Liste

• Mindset: Die erste professionelle Liste führt vor Augen, welchen Schatz an Kunstwerken du bereits besitzt. 
• • Als ich das erste Mal die Anzahl und den Gesamtwert meiner Kunstwerke sah, dachte ich WOW! So viel ist bereits vorhanden. Das ist der aktuelle Wert meiner Werke.
• Gesamtüberblick: Die Liste gibt dir einen kompletten Überblick über alle Informationen, die du für relevant hältst.
• • Ich gebe dir im Verzeichnis den kompletten Überblick. Du entscheidest, ob du alles aufnimmst.
• Dokumentation: Die fortlaufende Dokumentation hilft dir, Erinnerungen, Stichworte und Orte, wann und wie die Werke entstanden sind, festzuhalten.
• • Ein Wert, der uns anfänglich vielleicht unwichtig erscheint, aber mit der fortschreitenden Liste eine nachhaltige Dokumentation unseres Lebens als Künstler:in zeigt.
• Verkaufsübersicht: Du hast jederzeit den Überblick über aktuell lieferbare und verkaufte Werke.
• • Erfasst du die Verkaufsjahre, hast du einen Überblick für dich, aber auch für deine Steuererklärung.
• Workflow: Fügst du Spalten hinzu für die Website und Social Media, kannst du auch auf einem Blick sehen, wo du ggfs. Informationen aktualisieren musst.
• • Hilft dir zu erkennen, wo du ggfs. ein Werk als verkauft kennzeichnen darfst z. B. auf der Webseite
• Schnelligkeit: In einer Tabelle sind alle Infos beisammen und es müssen nicht eine Reihe von Dokumenten geöffnet werden.
• Sicherheit: Zu guter Letzt ist es auch hilfreich, die Werke zu Versicherungszwecken dokumentiert zu haben.

Du findest hier die vollständige Übersicht meiner Kunst-Inventur-Liste. Im Moment erschaffe ich ausschließlich Einzelstücke und arbeite nicht mit Lizenzen, Vermietung meiner Kunst, deshalb ist mein Beispiel darauf ausgerichtet. Erstellst du limitierte Kleinauflagen oder Drucke, brauchst du die Tabellen nur etwas verändern.

Das sind die Spalten meiner Kunst-Inventur-Liste:

• Webseite
• Social Media
• Newsletter
• Blog
• • Dies sind lediglich Check-Boxen, die ich nutze, wenn ich dort Images hochgeladen habe.

• Titel
• Start (das Jahr in dem ich die Arbeit begonnen habe)
• Ende (das Jahr in dem die Arbeit fertiggestellt wurde)
• Höhe
• Breite
• Quadratmeter (errechnet sich automatisch)
• Preiskalkulation (errechnet sich automatisch aus meinem Wertfaktor multipliziert mit der Zelle Quadratmeter)
• Verkaufspreis ( hier lege ich den Preis auf Basis der Preiskalkulation selber fest)
• Galeriepreis (Kalkulation VK ./. 50% - andernfalls ändere ich händisch auf den individuell gewährten Rabatt)
• Preis pro Quadratmeter (errechnet sich automatisch)

• Kurzbeschreibung (damit ich mich erinnere um welche Arbeit es sich handelt)
• Identifikation (statt Kurzbeschreibung wird das Werk mit einem Identifikationscode versehen)
• verkauft (Feld ist leer - ich notiere: verkauft, verschenkt, gespendet, nicht mehr lieferbar - wenn einer dieser Fälle eintritt)
• aktueller Standort (wo befindet sich das Werk, in einer Ausstellung, im Lager, bei mir Zuhause)
• Verkaufsdaten (eine Checkbox - sie wird abgehakt, wenn ich alle Käuferdaten in einer CRM Datenbank erfasst habe)
• tatsächlicher Verkaufspreis
• Sammler (der Name der Person bzw. des Instituts, das das Werk gekauft hat
• Provision (üblicherweise in %)
• Netto-Preis (wird automatisch kalkuliert, wenn das Werk mit Provision verkauft wurde)
• Verkaufsjahr
• Verkaufsort (grobe Kategorien z.B. Direktverkauf, Galerie, Kunsthändler:in, Ausstellung)
• Verkaufsdetails (spezifische Information z. B. welche Galerie, welche Ausstellung etc.)

Das Ziel der Datei ist es, Daten zu sammeln, damit ich eine vollständige Dokumentation meiner Verkäufe habe und daraus Schlüsse ziehen kann. Was ist dafür notwendig?

Beginnen wir mit dem Namen der Datei. Du kannst sie schlicht Inventurliste nennen. Oder du gibst ihr einen motivierenden Titel. Bei mir heißt die Datei: I-sold-Art!

Ein motivierender Titel, oder?

Für stetig sich wiederholende Abläufe kann es hilfreich sein, Workflows zu definieren. Diese Workflows starten dann durch die verschiedenen Ereignisse. Beginnen wir mit dem ersten Workflow, er beschreibt die Fertigstellung der K-I-L.

• Ich lege alle Spalten der Kunst-Inventur-Liste nach meinen Informationsbedürfnissen an,
• ich erfasse alle Informationen der aktuellen Werke in meiner Kunst-Inventur-Liste (Titel, Größe, Datum, Preis, Ort etc.)
• ich weiß, wie ich auch meine älteren Werke in meine Inventur-Liste aufnehme (wenn notwendig)
• ich habe einen Workflow dafür definiert, neue Kunstwerke in meine Kunst-Inventur-Liste zu integrieren
• ich erfasse neue Kunstwerke in dem Moment, wenn die Arbeit vollendet ist
• ich habe den Zeitpunkt "vollendet" definiert, das kann vor oder nach dem Rahmen vor oder nach dem Foto etc. sein
• ich habe für weitere Ereignisse einen Workflow definiert, z. B. wenn ich Kunstwerke auf der Website vorstelle, verkaufe, verleihe etc.

Wie sehen weitere Workflows zur K-I-L aus? In welcher Frequenz fügst du Informationen hinzu? Hier gilt: So häufig wie nötig!

Sobald ein Kunstwerk verkauft und ausgeliefert wurde, werden die K-I-L und alle weiteren Kanäle und Kontaktdaten aktualisiert. Hier beschreibe ich den Workflow, wenn ein Kunstwerk verkauft ist:

Die Schritte im Detail:

In der Kunst-Inventur-Liste werden folgende Daten aktualisiert:

das Kunstwerk wird als verkauft markiert

Provisionskosten hinzufügen falls angefallen

Verkaufskanal ergänzen (Galerie, Online etc.)

Verkaufsort hinzufügen (welche Ausstellung, welche Galerie etc.)

Verkaufsjahr ergänzen

Auf der Webseite

das Werk wird markieren als

verkauft, wenn es ein kleines Werk ist

Private Collection, wenn es eine größere Arbeit ist und an eine Privatperson verkauft wurde

Collection XYZ, wenn es eine größere Arbeit ist und an eine öffentliche Stelle oder Firma verkauft wurde

Hatte es einen Verkaufsbutton?

Button entfernen

Auf meinem Blog

sämtliche Informationen zu dem Kunstwerk suchen und mit dem Hinweis verkauft versehe.

Auf Social Media

das Werk als verkauft markieren ggfs. den Post mit dem Hinweis verkauft ergänzen.

Ist der Verkauf einen neuen Post wert? Dann posten.

Du führst eine Kunden-Datenbank? Wozu ich natürlich dringend rate.

Ergänze/ erfasse die Informationen über den Käufer

neue Kunden

füge eine neue Person hinzu

füge alle Kontaktdaten hinzu

kategorisiere den Kunden als Käufer:in/ Sammler:in

Bestandskunden

aktualisiere ggfs. die Kontaktdaten

kategorisiere den Kontakt als Käufer:in/ Sammler:in falls es der erste Kauf ist

für alle Käufer

ergänze das verkaufte Werk in den Kontaktdaten

ergänze das Verkaufsdatum

verwahre alle Mails des Kaufprozesses auf

Führst du Kontaktliste auf Social Media?

ergänze die FB Liste deiner Sammler:innen

ergänze die IG Liste deiner Sammler:innen

Du hast keine Lust, deine eigene Datei aufzubauen? Dann schau dich nach professionellen Möglichkeiten um. Es gibt verschiedene Database Dienstleister, die genau das anbieten.

Manche Online-Plattformen, die gleichzeitig deine Kunst anbieten, halten ebenfalls deine Werke in einer Übersicht. Allerdings fällt dabei die vollständige Dokumentation weg für die Werke, die nicht mehr lieferbar sind.

Wenn du weitere interessante Dienstleister kennst, lass es mich gerne wissen, dann ergänze ich es hier gerne:

1. www.artbutler.com schau einmal unter den Serviceleistungen nach. Das Tool heißt: Artbutler Kunst-Management-Software. Die Software ist für Sammler:innen, Künstler:innen oder Galerien. Dort gibt es für jeden Bedarf Lösungen. (Keine bezahlte WERBUNG! Ich habe den Dienstleister bei meiner Recherche gefunden.)

Das Werkverzeichnis entsteht häufig durch die Arbeit von Museen oder im Rahmen von Forschungsprojekten an Universitäten. Manche Kunsthändler befassen sich ebenfalls intensiv mit Werkverzeichnissen.

Die Seite artvise.me gibt dir die Chance, in Werkverzeichnissen zu stöbern. Sie haben eine Übersicht mit mehr als 130 digitalen Werkverzeichnissen. Google doch einmal: Online Werkverzeichnisse der bildenden Kunst. Vielleicht findest du dort auch Inspirationen für deine eigene K-I-L 

Ich bin mir sehr sicher, dass ich in 10 Jahren nicht mehr weiß, wie der/ die Künstler:in heißt, bei der ich heute ein Kunstwerk kaufe. Leider gibt es immer noch Künstler:innen, die ihre Werke nicht ausreichend signieren. Als Marketingexpertin ist mir das IMMER noch unverständlich, aber das ist heute nicht unser Thema :o)

Ich möchte mich vielleicht mit der Galerie noch einmal in Verbindung setzen, in der ich ein Kunstwerk gekauft habe. Statt in meinem E-Mailpostfach zu verzweifeln, schaue ich jetzt nur einfach auf meine Liste.

In meiner I-Buy-Art! Inventurliste dokumentiere ich die wichtigsten Informationen zu jedem Kunstwerk.

 Wann und wo gekauft, Titel der Ausstellung, Name der Galerie bzw. des Kaufortes, VK-Preis, mein bezahlter Preis, Jahr, Checkbox Zertifikat liegt vor oder angefordert, Künstlerin, Erstellungsjahr, Auflagenhöhe, Standort des Kunstwerkes (Zimmer, Garten etc.), Eigentumsverhältnisse (meins oder das meines Ehemanns), Identifikationsnummer, Art des Objektes (Bild, Skulptur), Abmessungen, Installationshinweise, Checkbox für Foto erstellt und Katalog erhalten, in dem das Kunstwerk abgebildet ist.

Früher hielt ich diese Art der Liste für unwichtig, heute bereue ich nicht von Anfang an meine gekauften Kunstwerke auf diese Weise dokumentiert zu haben. Aber wie heißt es so schön: Aus Fehlern lernt man :o)

Ich hoffe, ich konnte dir Anregungen geben für deine eigene Kunst-Inventur.

Wenn dir der Artikel gefallen hat oder du einen Kommentar hast, schreib mir gerne unter dem Kontaktformular.

In Kürze stelle ich allen neuen Abonnentinnen meines Newsletters: I-am-Art.blog meine Inventur-Liste als Google-Dokument zur Verfügung. Du möchtest es sie zuerst bekommen, sobald sie erscheint, dann setz dich gerne schon auf die Liste. Alle Abonnenten erhalten sofortigen Zugriff auf die Anleitung und die Liste.

Liebe Grüße

Dein